Instruções de trabalho e procedimentos operacionais mal escritos, desenhos e planos imprecisos, equipamentos indevidamente montados, dispositivos de produção inadequados e estações de trabalho mal concebidas, são apenas alguns exemplos que refletem erro humano. Essa documentação mal escrita adiciona complicações que poderiam ter sido evitadas.
Não é incomum encontrar componentes fabricados de acordo com instruções arcaicas, devido à lentidão para a informação correta chegar ao trabalhador. Má concepção nos projetos e má qualidade da documentação são as principais causas de ineficiências no processo de fabricação do produto, o que conduz diretamente a atrasos, reelaboração e variações, contribuindo para o aumento do prazo de implementação do projeto e o custo, tanto para o cliente como até mesmo para a sua empresa.
Mas, a documentação adequada não está limitada apenas à papelada de engenharia, esse processo envolve todas as pessoas que trabalham na empresa. Vamos ver como a documentação limitada pode atrasar os processos de até mesmo as melhores empresas.
Como Funciona
Projetos de qualidade e documentação produzida tem uma grande influência sobre o desempenho global e eficiência da produção. Projetistas fornecer os planos básicos para a representação das ideias e conceitos que fazem dos produtos uma realidade. No entanto, é a qualidade da documentação que determina quanto eficaz e eficiente, em longo prazo, será a produção. Projetos e documentação inadequados afetam a eficiência dos processos de produção, o que pode causar atrasos, reelaboração e variações do produto, o que contribui para o aumento do tempo de projeto e custo do produto. No entanto, existem níveis, antes da fabricação ocorrer, que podem atrasar este processo ou mesmo levar a produção a um impasse.
Há uma série de documentações utilizadas por todas as empresas. Elas podem variar desde a garantia de qualidade até a manufatura. Sem recorrer a uma lista completa de todos os documentos que uma empresa utilizaria, nós resumiremos esta documentação em várias categorias:
Vamos dar uma olhada em cada uma destas categorias e ver os efeitos da má documentação e como isso pode custar tempo e dinheiro.
Centrando-se no negócio, é uma função primordial da gestão monitorar todas as tarefas. Documentar corretamente cada transação, quem está a cargo de quais atribuições e os prazos de agendamento, vitais para a execução de uma empresa produtiva.
Com qualquer negócio, a documentação das operações financeiras - desde os depósitos até o fornecimento - deve ser apresentada. Manter um registro claro e devidamente documentado de recibos, faturas e despesas são importantes para os gastos comerciais e relatórios de receita. A última coisa que alguém quer fazer é misturar tudo e ficar em busca de gastos desaparecidos, por exemplo. Para as grandes empresas, a gestão se move através de receitas e despesas a um ritmo rápido. Ter um sistema de documentação bem desenvolvida poderia poupar tempo e problemas mais tarde.
O tempo utilizado pela equipe para recolher a papelada, pode levar ao fracasso se não for feito corretamente. O tempo utilizado pela equipe significa que, na verdade a administração não está se dedicado às suas tarefas de liderança. Pior ainda, se realmente chegar ao ponto onde a procura de determinados documentos tirar tempo de outras tarefas cruciais, a situação pode piorar quando os prazos foram se aproximando.
A garantia de qualidade é um meio de evitar erros ou defeitos nos produtos manufaturados, e evitar problemas na entrega de produtos ou serviços aos clientes. Garantia de Qualidade (QA - Quality Assurance) se aplica a pré-produção fisicamente completada, para verificar se o produto satisfaz as especificações e requisitos, e para a produção em massa, para verificar que uma parte das amostras cumpra o controle de qualidade específico. Garantia de Qualidade (QA) desempenha um papel fundamental nos projetos documentados de alto volume e garante que as normas sejam cumpridas, enquanto que as restrições de custo e tempo sejam mantidas, ou melhorem.
Grande parte da qualidade exigida é ditada pelo cliente ou pelas especificações do projeto dadas ao engenheiro. A documentação adequada é necessária para atender a essas especificações. Se as amostras são avaliadas com base em critérios definidos de forma incorreta no documento de especificação do produto, como consequência a validação da amostra será baseada em informações incorretas.
A garantia de qualidade é o último passo antes da produção receber aprovação para um lote de produção. E se os documentos estão errados e a validação foi concluída com base na especificação incorreta?
Neste ponto, o empregado de Garantia ou Controle de Qualidade verifica apenas se o produto atende ou excede a especificação necessária. Se a informação for digitada incorretamente na folha de projeto, então o funcionário ajustaria o lote tentando cumprir as especificações estabelecidas.
O que acontece quando o produto chega ao mercado e ele realmente não está em conformidade com os regulamentos? Isto é particularmente prejudicial para as empresas que fabricam produtos que podem direta ou indiretamente implicar na segurança pública. Em um cenário de menor caso, a empresa percebe o erro e retira o pedido antes de ocorrer algum evento. Mas, muitas vezes, um simples erro humano na documentação pode levar a empresa a uma crise.
Em recalls de produtos, que são implementados antes de qualquer desastre, geralmente substitui-se somente a parte com o componente validado. Mas, no pior dos casos, isto pode resultar na morte de uma pessoa e, nesse caso, substituir o componente seria a menor das preocupações para a empresa.
A garantia de qualidade é o passo final antes que os produtos possam chegar ao mercado, e se a validação não é correta as consequências podem ser enormes. Esta é a fase final, onde pode ser percebido um erro humano no caminho desde o projeto até a fabricação, na verificação das normas e especificações do produto.
O projeto e a engenharia dos projetos é um processo complexo e desafiador, e seu sucesso depende em grande parte da boa comunicação entre os membros da equipe de projeto e de engenharia. Um bom projeto é eficaz quando serve o seu propósito e é produzido dentro de um orçamento desejado, com as limitações de tempo e com segurança. Para comunicar de maneira efetiva o projeto para o pessoal da manufatura é necessário um documento que defina claramente e de forma detalhada como produzir o produto de forma eficaz e sem inconvenientes.
A comunicação da documentação de projetos atuais, por exemplo, envolve geralmente um desenho criado em 2D ou 3D, que mostra a estrutura física, em conjunto com as especificações que mostram o processo de produção e de instalação. Os problemas surgem quando ocorre o seguinte:
• Informações necessárias faltando nos desenhos de projeto.
• Informação incompleta das especificações.
• Discrepâncias entre o desenho do projeto e os detalhes, ou entre o projeto e as especificações.
• Métodos de produção não possíveis e a fabricação requer o uso de soluções alternadas.
Este é o resultado ou da escassa e má documentação, ou do entendimento da engenharia das capacidades de instalações de fabricação. Quando surgem tais problemas, geralmente é realizada uma reelaboração para corrigir o problema. A reelaboração de desenhos de projeto e especificações não precisaria tomar tanto tempo, mas cada dia da reelaboração é melhor do que ter alguém usando uma documentação de um projeto integrado, resultando em um problema similar ou pior. Tanto a produção da reelaboração e os procedimentos de produção resultam em um atraso na chegada do produto no mercado, podendo afetar o custo total da produção.
Na fabricação é onde projeto e a engenharia alcançam um ponto de manufaturabilidade. O produto foi projetado de acordo com as especificações do cliente e está pronto para o desenvolvimento. A manufatura requer informações importantes antes de começar a fabricação. Normalmente, são necessários documentos incluindo a especificação do projeto, métodos de manufaturabilidade, e requisitos de tolerância estabelecidos que os fabricantes também precisam respeitar.
A documentação de fabricação deve transmitir completamente a informação e o projeto dos engenheiros aos empregados da produção, sem que tenham que fazer muitas perguntas sobre o projeto. Se a informação não é transmitida com precisão, o produto pode ser desenvolvido com as dimensões erradas, fora dos requisitos de tolerância, e como resultado a produção de um componente que não esteja em conformidade com as regras e regulamentos.
A documentação de equipamentos e validações de manufaturas são necessários para afirmar ao cliente a dedicação da empresa no desenvolvimento de produtos de alta qualidade. Se o teste ou fabricação de equipamentos não foram verificados por empresas de calibração certificada e ainda são utilizadas para a produção, isso pode levar a resultados incorretos ou fabricação incorreta. Empresas de calibragem a serem escolhidas devem ser aquelas que fabricam o equipamento ou que estejam certificadas, ao invés de terceirizar com empresas com possíveis parâmetros incorretos.
Em geral, a documentação é feita para ser um meio de comunicação de informação entre seus compartes e trabalhadores. Ela fornece informações valiosas que podem responder a uma série de perguntas para que os outros possam completar o seu trabalho. É importante manter a documentação atualizada, consistente e completa. Documentos não coerentes afetam a eficiência da produção e a conclusão do tempo de resposta. Documentação deficiente pode resultar no seguinte:
• Reelaboração
• Atrasos
• Reprojeto
• Análise de Falhas / solução de problemas
• Repetição de testes e reinspeção
• Tempo de inatividade da equipe
Estes assuntos podem advir de uma má gestão ou má documentação de engenharia e causar problemas como:
• Reclamações dos clientes
• Danos na reputação
• Perda de boa vontade do cliente
• Reparação de bens e serviços refeitos
• Configurações adicionais e programas de produção interrompidos
• Perda de tempo de gestão e horas extras inesperadas
• Perdas devido à redução das vendas
De qualquer maneira, um olhar sobre a importância da documentação adequada é vital. Os exemplos apresentados neste artigo são uma generalização da documentação realmente utilizada em todas as empresas. Mostramos a importância que os documentos têm, e como os efeitos podem vazar e causar um tempo grave de inatividade ou grandes encargos financeiros para qualquer empresa.