Nos negócios, Despesas Gerais muitas vezes se referem ao custo das operações de negócios. Isso também é conhecido como despesas operacionais. Despesas Gerais podem ser definidas como os custos indiretos, associados com os materiais utilizados pela mão de obra direta. Geralmente, eles são classificados em três ramos principais: custos indiretos de materiais, mão de obra indireta, e todos outros produtos misturados. As Despesas Gerais são um componente importante do custo, com custos diretos de material e mão de obra direta. Exemplos de despesas gerais incluem o aluguel, gás e eletricidade. Dentro das despesas gerais estão incluídos:
Despesas Gerais não estão relacionadas apenas com o fato de manter as luzes acesas na empresa. Suprimentos usados pelos funcionários são uma das despesas gerais que podem variar de uma empresa para outra, e não há um custo finito de quanto podem chegar. Colocar uma etiqueta sobre o custo salarial de um empregado é uma coisa, mas o cálculo do montante realmente sendo pago, juntamente com as despesas gerais, versus ao que se pretende pagar, são duas discussões diferentes.
O salário é o indicador mais usado para identificar o custo real de um empregado. É uma despesa de negócio e empresas o usam como um meio de colocar uma etiqueta de custo para o cargo de um funcionário. Várias coisas vêm à mente quando o salário é determinado:
• Quanto vale esta vaga para a empresa?
• Como este funcionário beneficiaria a empresa?
Isto poderia ser mais fácil de estimar para os cargos que contribuem diretamente com dinheiro, mas o que acontece com a equipe que não contribui no fluxo de caixa? Por exemplo, o pessoal administrativo e de apoio. Estes fornecem uma forma indireta de renda em dinheiro para a empresa, por poupar dinheiro em vez de gastá-lo.
Cada vaga tem o seu lugar e determina no que se baseia seu valor na empresa e as suas demandas para o empregado. Esta é uma medida direta e óbvia do custo de um funcionário para a empresa. A maioria das pessoas acredita que esta é a principal e única despesa referente ao custo de um empregado, mas essa não é toda a história. Lembre-se que as despesas gerais com o custo de um empregado em uma vaga administrativa, por exemplo, podem ser diferentes para um projetista no setor de engenharia elétrica.
A taxa de Despesas Gerais é o custo indireto total para um determinado período, dividido entre as medidas de atribuição. Em geral as empresas entendem o que representam as Despesas Gerais e frequentemente as compensam por meio dos preços de produtos e impostos. Algumas não entendem que as taxas de despesas gerais variam muito de empresa para empresa e precisam investigar mais a fundo, a fim de calibrar suas rendas. A última coisa que alguém quer ver é projeção de receitas por vendas subestimadas e baixas margens de lucros.
As empresas que entendem esse princípio sabem que, quando qualquer novo funcionário é contratado, existe não só um salário base a ser considerado, mas também os elementos indiretos que o indivíduo utilizará para cumprir adequadamente sua função. Isso inclui coisas como o material de escritório, espaço de trabalho, o uso de serviços públicos e muito mais. Esses elementos são difíceis de quantificar em unidades monetárias e muitas vezes fazem a média tomando em conta todos os empregados da empresa. Isto permite à empresa colocar uma quantidade real em dinheiro ao custo de um empregado. A Taxa de Despesas Gerais é um fator multiplicado pelo salário base dos empregados - uma quantidade mais aproximada do dinheiro que uma companhia paga a um empregado.
Este artigo aborda áreas específicas que influenciam diretamente nas Despesas Gerais do custo dos empregados. Este guia irá ajudá-lo a colocar em perspectiva onde e quais despesas gerais podem ascender e porque não devem ser subestimados.
Suprimentos de funcionamento representam geralmente um custo relativamente menor do que as operações diárias, mas devem ser incluídos na estimativa do custo operacional ou de manufatura. Esses custos incluem itens diversos, tais como óleos de lubrificação para a fabricação, equipamento de escritório, mesas de instrumentação, etc.. Os detalhes do que é considerado como despesas gerais de suprimentos operacionais são em alguns casos, uma zona cinzenta e algumas empresas usam um percentual da folha de pagamento como base - e esta percentagem pode variar - por exemplo, uma planta de geração de energia, alguns até 20% ou mais, dependendo se os elementos de manutenção de rotina e os suprimentos são contabilizados na estimativa.
O custo médio de material de escritório é calculado de diferentes maneiras. Um método que é usado frequentemente é o custo por funcionário, uma cifra que pode variar de algumas centenas de reais por ano até mais de milhares, dependendo de fatores como a indústria e a natureza da empresa, bem como o tamanho da organização, sua cultura e políticas.
A menos que você esteja contratando alguém que viaja constantemente, a maioria dos empregados vai exigir espaço de trabalho. Obviamente, o aluguel por metro quadrado varia de acordo com as instalações. Mas, quantos metros quadrados precisa um empregado? Novamente, isso varia, mas há algumas diretrizes. As cabines de trabalho, geralmente, possuem o tamanho aproximado de 2x2 metros. Quando se inclui o espaço comum, em geral temos uma adição de 18-20 metros quadrados - sabendo que o aluguel total das instalações vs os metros quadrados dará uma perspectiva melhor sobre quanto custa o m².
O básico, hoje em dia, para os funcionários ou escritórios de alta tecnologia deve incluir um computador e um telefone. Mesmo com a queda nos preços de computadores, uma máquina figura em aproximadamente R$ 1.500,00 ou mais, um software a partir de R$ 500,00 até vários milhares e R$ 200,00 a R$ 300,00 em média para um aparelho de telefone, tendo em conta a instalação. Não se pode esquecer que todos os softwares existentes vão exigir uma atualização em algum momento, o que exigirá mais gastos no futuro. Alguns funcionários, como por exemplo, um profissional de engenharia elétrica precisará de equipamentos de segurança para uso em áreas perigosas, o que inclui itens como óculos e luvas, protetores auriculares, jalecos e botas de proteção – EPI’s em geral.
Os benefícios dos empregados, também chamados de benefícios adicionais, incluem vários tipos de compensação não salariais, fornecidos pelo empregador. Exemplos desses benefícios podem incluir: habitação, benefícios de aposentadoria, seguro de saúde, creche, reembolso de matrícula, licença médica, férias, participação nos lucros e outros benefícios especializados. Empresas oferecem benefícios, contudo pensam no que seria melhor para os funcionários. Os benefícios não são necessariamente incluídos para cada vaga e algumas empresas oferecem um montante máximo de benefícios, enquanto outras não oferecem nenhum.
Se o nome da empresa aparece no registro do veículo, você terá de comprar um seguro de automóvel comercial. Se o veículo é de propriedade de um indivíduo, deve adquirir um seguro de automóvel pessoal. Um seguro de automóvel comercial é geralmente de duas a três vezes mais caro do que um seguro de automóvel pessoal. Por que isso? O risco é maior, uma vez que muitas pessoas vão dirigir na empresa, ao invés de somente uma pessoa. Embora os seguros de automóvel comercial sejam mais caros, a cobertura que eles oferecem é maior.
Os impostos são atribuídos aos empregadores com base na quantia paga a seus empregados. Existem dois tipos de impostos. O primeiro são os impostos que os empregadores são obrigados a reter do salário dos funcionários, também conhecido como imposto retido na fonte, e que abrange muitas vezes o pagamento antecipado da renda e as várias formas de seguro. O segundo tipo é um imposto que é pago com recursos do empregador e que está diretamente relacionada com o trabalho do empregado. Estes podem incluir encargos fixos ou proporcionalmente relacionados com o salário de um empregado. Os montantes pagos pelos fundos do empregador geralmente cobrem o financiamento da entidade patrona ou o sistema de seguro social e outros programas de seguro.
Vejamos um exemplo baseado na realidade americana. A remuneração de um projetista de engenharia elétrica nos Estados Unidos varia de US$ 28.000 a US$ 70.000 em folha de pagamento bruta anual. Como um empregador, você investiga e descobre que o profissional de engenharia elétrica tem uma variedade de custos adicionais ligados ao cargo:
• US$ 5.880 dólares de impostos sobre os salários (com base na porcentagem de impostos locais).
• US$ 7.000 para o seguro de compensação do trabalhador.
• Seguro saúde, US$ 350/mês.
• US$ 2.100 para os benefícios de aposentadoria (3% de compensação).
• US$ 720 em celular, telefone e/ou custos de Internet (US$ 60 por mês).
• US$ 200 para o equipamento de segurança (US$ 125 por botas de trabalho, US$50 jaleco de laboratório, US$25 para óculos de segurança e luvas).
• US$ 6.000 sobre a utilização dos veículos da empresa (depreciação, combustível, reparos, licenças, seguros, etc.).
• US$ 300 em suprimentos de escritório e o uso do equipamento ($ 25 por mês).
• US$ 1.750 por bônus anuais (2,5% do salário)
• US$ 500 para as despesas de formação, seminários, etc.
• US$ 2400 para viagem (passagem aérea, alojamento e refeições).
Totalizando uma soma de US$27.200 ao ano.
Agora vamos determinar o número de horas que o projetista de engenharia elétrica está potencialmente disponível para o trabalho na empresa. Vamos começar com 52 semanas/ano x 40 horas/semana = 2.080 horas.
Você pode então deduzir horas não planejadas por ano do engenheiro eletricista (valores usados como um exemplo, podendo variar por empresa).
• Assuma nove dias de feriados.
• 14 dias de férias.
• 8 dias de licença médica ou pessoal.
• 2 semanas de seminários de formação.
Isto representa cerca de 45 dias ou 360 horas, deixando um total de 1.720 horas disponíveis para o trabalho.
Então, restam duas horas das 43 semanas restantes para as várias reuniões administrativas, a pontualidade, a resolução de problemas em geral ou o tempo de preparação, assim por diante. Isso reduz o tempo de produção disponível em 86 horas, deixando um total de 1.634 horas de trabalho disponíveis para o projetista de engenharia elétrica.
O custo total de carga de trabalho adicional do projetista (seguindo o exemplo do profissional americano) foi mais de US$ 27.000. Isto faz o custo total anual de engenheiros eletricistas ser de US$ 97.200. O custo de produção por hora de carga de trabalho da empresa é de US $ 59,49 por hora de produção/projeto (US$ 97.200 / 1.634 horas), ou US $ 0,99 por minuto.
Para calcular a taxa de carga de trabalho do profissional (%) por produção (trabalho) em horas, subtraia o custo por hora do engenheiro do custo total da carga de trabalho por pessoa (US$ 59,49 - US$ 28 = US$ 31,49). Isso indica que o custo adicional para manter o engenheiro eletricista no trabalho, quando calculado como uma porcentagem, pode-se adicionar 113% (US$ 31,49 / US$ 28 * 100) a base de tarifa horária do engenheiro eletricista.
O projetista em engenharia elétrica é um bem verdadeiramente custoso e valioso, cujo tempo deve ser alocado com cuidado. E os custos relacionados devem ser cuidadosamente medidos e monitorados.
O conteúdo deste artigo é simplesmente para abrir nossos olhos e entender o verdadeiro custo do empregado em qualquer empresa. Lembre-se que o cálculo do custo dos funcionários não é tão simples como no exemplo mostrado e as tarifas podem mudar, dependendo da região onde a empresa está localizada. O exemplo é um meio de colocar as despesas gerais em perspectiva. Você não pode levar as coisas pelo seu valor nominal e esperar que o único custo para a empresa, por empregado, é o salário base oferecido. As Despesas Gerais são tão importantes quanto o custo direto. Deve-se levar em conta que as Despesas Gerais podem fazer ou quebrar a receita esperada de uma empresa, levados em conta ou não. Lembre-se de controlar as despesas gerais e conhecer o verdadeiro custo do que sua empresa paga para cada uma das suas Despesas Gerais.