La calidad del diseño y la documentación producida tiene una gran influencia en el rendimiento global y la eficiencia de los proyectos de producción. Los diseñadores proporcionan los planos básicos para la representación de las ideas y conceptos que los fabricantes necesitan para hacer que los productos sean una realidad. Sin embargo, es la calidad de la documentación aportada que determina que tan eficaz y eficiente a largo plazo es para la producción. Diseños y documentación inadecuados y deficientes afecta a la eficiencia de los procesos de producción, lo que puede provocar retrasos, reelaboración y variaciones del producto, que contribuyen al aumento de tiempo del proyecto y costo. Sin embargo, existen niveles, antes de que la fabricación se lleve a cabo, que pueden retrasar este proceso, o incluso llevar la producción a un alto.
Hay un sinnúmero de documentación utilizada a lo largo de todas las empresas. Ellas pueden ir desde aseguramiento de calidad hasta la manufactura. Sin recorrer una lista completa de toda la documentación que una empresa utilizaría, en lugar de esto resumiremos la documentación en varias categorías:
Vamos a echar un vistazo a cada una de estas categorías y ver los efectos de la documentación deficiente y la forma en que esto puede costar tiempo y dinero.
Centrándose en el negocio, es una función primaria de la gestión dar seguimiento a toda tarea que pueda aturdir incluso el mejor. Documentar correctamente cada transacción, quien está a cargo de cuales asignaciones, y los plazos de programación son vitales para dirigir una empresa productiva.
Con cualquier tipo de negocio, las documentaciones de transacciones financieras desde los depósitos hasta los suministros deben ser presentados. Llevar un registro claro y debidamente documentado de recibos, facturas y gastos es importante para el gasto comercial y los informes de ingresos. Lo último que alguien quiere hacer es mezclar todo y encontrarse en la búsqueda de un recibo de gastos desaparecido, por ejemplo. Para las empresas más grandes la gestión se está moviendo a través de ingresos y gastos a un ritmo acelerado. Tener un sistema de documentación bien desarrollado podría ahorrar tiempo y problemas posteriormente.
El tiempo fuera del equipo, para reunir el papeleo, puede conducir al fracaso, si no se realiza correctamente. El tiempo fuera de equipo, en realidad significa que la administración no está dedicándose a sus tareas de liderazgo. Y peor, si realmente llegase al punto en el que la búsqueda de cierta documentación le quite tiempo a otras tareas cruciales la situación puede empeorar cuando los plazos de entrega estuviesen aproximándose.
El aseguramiento de calidad es un medio para prevenir errores o defectos en los productos manufacturados, y evitar problemas en la entrega de productos o servicios a los clientes. El Aseguramiento de Calidad (QA) se aplica a la pre-producción físicamente completada, para verificar que el producto cumple con las especificaciones y requisitos, y durante la fabricación en serie, mediante la validación de que una parte de las muestras cumplan el control de calidad específico. El Aseguramiento de Calidad (QA) juega un papel crítico en los proyectos documentados de alto volumen y se asegura de que se cumplan las normas, mientras que las limitaciones de costos y tiempo se mantengan, o se mejoraren.
Gran parte de la calidad requerida está dictado por el cliente o las especificaciones de diseño dadas al ingeniero. La documentación apropiada es necesaria para cumplir con estas especificaciones. Si las muestras seleccionadas se evalúan con base en criterios indicados incorrectamente en el documento de especificación de producto, como consecuente la validación de la muestra se basará en información incorrecta.
El aseguramiento de calidad es el último paso antes de la producción reciba el visto bueno para un lote de producción. ¿Qué sucede si los documentos son incorrectos y la validación ha sido completada en base a la especificación incorrecta?
En este punto, el empleado de Aseguramiento o Control de Calidad sólo verifica si el producto cumple o excede la especificación requerida. Si la información se introduce de forma incorrecta en la hoja de diseño, entonces el empleado QA sacudiría el lote intentando cumplir con las especificaciones establecidas.
¿Qué sucede una vez que el producto llega al mercado y resulta que en realidad no se ajusta a las normas reglamentarias? Esto es especialmente perjudicial para las empresas que fabrican productos que pueden implicar directamente o indirectamente a la seguridad pública. En un escenario de caso menor, la compañía se da cuenta del error y retira la orden antes de cualquier eventualidad ocurra. Pero, es muy frecuente un simple error humano de documentación lleve a la empresa a una crisis.
En las retiradas de productos, que se implementan antes de cualquier desastre, por lo general sólo tienen que reemplazar aquella parte con el componente validado. Pero, en el peor de los casos, esto puede resultar en la muerte de alguien y entonces reemplazar el componente sería la menor de las preocupaciones para la empresa.
La garantía de calidad es el paso final antes de que los productos puedan llegar al mercado, y si la validación no es correcta las consecuencias podría ser tremendas. Esta es la etapa final en la que se puede percibir un error humano en el camino desde el diseño hasta la fabricación, para verificar las normas y especificaciones del producto.
El diseño y la ingeniería de los proyectos es un proceso complejo y desafiante, y su éxito depende en gran parte de la buena comunicación entre los miembros de los equipos de diseño e ingeniería. Un buen diseño es eficaz cuando sirve su propósito y es producido dentro de un presupuesto deseado, las limitaciones de tiempo y de forma segura. Para comunicar de manera efectiva el diseño para el personal de manufactura se requiere un documento que defina claramente en gran detalle como producirlo de manera efectiva y sin inconvenientes.
La comunicación de la documentación del diseño actual, por ejemplo consiste normalmente en un dibujo generado en 2D o 3D, que muestra la estructura física, junto con las especificaciones que muestran el proceso de producción e instalación. Los problemas surgen cuando ocurre lo siguiente:
Este es el resultado o de una escaza y mala documentación o de la comprensión de una ingeniería de las capacidades de las instalaciones de fabricación. Cuando surgen problemas de este tipo, generalmente se lleva a cabo una reelaboración para corregir el problema. La reelaboración de dibujos de diseño y especificaciones incompletas podría no demorar tanto, pero cada día de la reelaboración es mejor que tener a alguien usando la documentación de un proyecto integrado y que esto resulte en un problema similar o peor. Tanto la producción de reelaboración y los procedimientos de montaje pueden resultan en un retraso en la llegada del producto al mercado, y pueden afectar el costo total de la producción.
Tener la documentación adecuada es esencial desde el principio. El desarrollo de mejores prácticas para la corrección de estos errores desde el principio le ahorrará tiempo y dinero en el futuro.
En la fabricación es donde diseño e ingeniería alcanzan un punto de manufacturabilidad. El producto ha sido diseñado según las especificaciones del cliente y está listo para el desarrollo. La manufactura requiere información significativa antes de que se pueda comenzar la fabricación. Por lo general, se necesitan documentos incluyendo la especificación de dibujo, métodos manufacturabilidad, y los requisitos de tolerancia establecidos que los fabricantes necesitan respetar también.
La documentación de fabricación debe transmitir completamente la información y el diseño de los ingenieros a los empleados de fabricación, sin tener que hacer demasiadas preguntas sobre el diseño. Si la información no se transmite con precisión el producto podría ser desarrollado con las dimensiones equivocadas, fuera de los requisitos de tolerancia, y como resultado la producción de un componente que no cumpla con las normas y reglamentos vigentes.
La documentación de los equipos y las validaciones de manufactura son necesarios para afirmar al cliente la dedicación de la empresa en la elaboración de productos de alta calidad. Si las pruebas o equipo de fabricación no han sido verificados por empresas certificadas de calibración y todavía son utilizados para la producción, esto podría dar lugar a resultados pobres o fabricación incorrecta. Las empresas de calibración a ser elegidas deben de ser aquellas que fabrican el equipo o estén acreditados, en lugar de tener un tercero que verificándolos con documentos que podrían estar desactualizados.
De cualquier manera la documentación es esencial para completar precisamente un producto, de manera efectiva, y con alta calidad. Un lote de piezas fabricadas que no cumplan con las normas requerirá una reelaboración. Y entender si se trata de un problema con la documentación de ingeniería/diseño o de un problema de certificación del equipo puede requerir tiempo alejado del proyecto, lo que resulta en el tiempo de inactividad hasta que las soluciones se pueden determinar, costando más dinero y más tiempo.
En general, la documentación está diseñado para ser un medio de comunicación de información entre sus compañeros y trabajadores. Ella proporciona información valiosa que puede responder a un sinnúmero de preguntas para que otros puedan completar su trabajo. Es importante mantener la documentación actualizada, consistente y completa. Los documentos que no sean coherentes afectan la eficiencia productiva y la finalización el tiempo de respuesta. Documentación deficiente puede resultar en lo siguiente:
Estos asuntos pueden provenir de una mala gestión o documentación de ingeniería y causar problemas como:
De cualquier manera que se mire la importancia de la documentación adecuada es trascendental. Los ejemplos presentados en este artículo son una generalización de la documentación realmente utilizada en todas las empresas. Está aquí para mostrar la importancia que los documentos tienen y cómo los efectos pueden gotear y causar tiempo grave de inactividad, o carga financiera a cualquier empresa.